Điều này tạo sức ép để các doanh nghiệp phải chuyển đổi số mạnh mẽ hơn giai đoạn trước.

Theo bà Lê Hoài Vân, Giám đốc Văn phòng Chuyển đổi số FPT, Tập đoàn FPT xây dựng phương pháp luận chuyển đổi số FPT Digital Kaizen. Cùng với đó sau 2 năm, FPT đã triển khai 62 dự án chuyển đổi số nội bộ trên toàn Tập đoàn và đã tiết kiệm 250 tỷ đồng từ việc nâng cao năng suất vận hành, triển khai các sáng kiến số mới.

Văn phòng không giấy tờ

Thách thức của dịch COVID-19 buộc doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều khó khăn và có sự chuyển dịch sang liên kết online. Ông Tô Trọng Hiếu, Giám đốc Sản phẩm FPT SPro, FPT IS chia sẻ: Giải pháp quan trọng nhất là hình thành nên một cổng dịch vụ nội bộ, làm cho các kết nối giữa các thành viên là không giấy tờ, tiết kiệm thời gian tối đa, tăng năng suất làm việc. Kiểm soát nội bộ cải tiến liên tục các luồng công việc, cho phép liên kết tất cả các hệ thống nghiệp vụ đang có.

Làm việc online có thể làm cho các nhân viên liên kết với lãnh đạo nhanh chóng nhất, từ việc trình ký đến phê duyệt trên toàn hệ thống mà không có biên giới hay rào cản gì.

Chức năng nổi bật: Chuyển đổi số là đưa các văn bản truyền thống thành hệ thống số hóa, cho phép hỗ trợ tương tác với nhiều loại định dạng khác nhau. Đối với các trường thông tin đơn giản như các dữ liệu trước kia phải điền tay, thì nay hệ thống có thể tự động lấy ra và hiển thị lên trên biểu mẫu giúp trình các tờ trình nhanh chóng hiệu quả.

Chi tiết luồng công việc biến đổi linh hoạt thông quan theo dõi tiến trình thực hiện yêu cầu, luồng công việc dược hiển thị trực quan sinh động. Luồng công việc được hỗ trợ đa dạng, người sử dụng có thể hoàn toàn tự chủ động về quy trình khi đưa trên cổng mà k cần sự hỗ trợ của đội ngũ kỹ thuật…

Chuyển đổi số tiết kiệm chi phí

Theo bà Nguyễn Kim Thu, trưởng phòng nhân sự và pháp chế Sapporo Vietnam, Sapporo là công ty con của Sapporo Nhật Bản. Có 3 địa điểm kinh doanh tại Hà Nội, HCM, Long An, sản xuất và kinh doanh bia. Xuất khẩu 24 nước trên thế giới nên có khối lượng giao dịch lớn, mục tiêu đặt ra cần phải nâng cao hiệu suất công việc cụ thể là số hóa các quy trình công việc.

Trước đây, tất cả các quy trình đều thực hiện và lưu trữ bằng giấy, với quy mô như vậy thì lượng giấy tờ trao đổi lớn, chi phí in ấn chuyển phát phải trả cao, thời gian phê duyệt lâu nên ảnh hưởng không nhỏ đến kinh doanh.

Chính vì vậy, việc nhanh chóng triển khai hệ thống quản lý công việc online giải quyết được các vấn đề hiện tại: Sử dụng trên mọi ứng dụng, mọi thiết bị, mọi lúc mọi nơi và lưu trữ số, dễ thao tác, dễ sử dụng, tra cứu dữ liệu báo cáo phân tích để sử dụng.

Trước yêu cầu của Sapporo là lựa chọn đối tác chuyên nghiệp và thời gian triển khai tối đa trong vòng 6 tháng. Cùng với việc FPT IS chào sản phẩm đã đáp ứng được yêu cầu, phù hợp với mô bình kinh doanh của Sapporo và chỉ mất 3 tháng triển khai.

Sự khác biệt nữa là dịch vụ của FPT IS đào tạo cho nhân viên tự xây dựng và điều chỉnh các quy trình đơn giản, không phụ thuộc vào đội ngũ kỹ thuật của FPT IS. Nhân viên Sapporo có thể tự xây dựng và điều chỉnh một số quy trình mà không cần phải đợi sự hỗ trợ của đội ngũ kỹ thuật.

Sau hơn 1 năm, Công ty đã tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn. Công ty chỉ in các hợp đồng với các đối tác chưa chấp nhận chữ ký số, giảm diện tích lưu trữ. Cắt giảm 20% diện tích kho lưu trữ chứng từ. Thời gian hoàn thành một quy trình phê duyệt giảm một nửa vì người kiểm tra và phê duyệt có thể làm mọi úc mọi nơi và trả trực tiếp về cho người đưa ra yêu cầu.